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documents

gestisci con facilità i documenti
della tua organizzazione,
risparmia tempo e denaro
tenendo tutto sotto controllo

 
 

Documents è il servizio di gestione documentale della piattaforma Clapps. Intuitivo e altamente performante, offre la potenza della gestione documentale di livello enterprise alle imprese di tutte le dimensioni.

Clapps Documents aiuta qualsiasi tipo di organizzazione ad ottenere il controllo sui propri documenti, con particolare attenzione al recupero veloce dei contenuti e all’automazione dei processi aziendali incentrati sui documenti.

La soluzione si rivolge alle organizzazioni che vogliono gestire al meglio i propri documenti, standardizzando i processi, riusando la conoscenza tacita, ampliando la cooperazione tra i propri collaboratori per aumentare la produttività aziendale e ridurre i costi.

Uno dei beni più preziosi di un’organizzazione sono i suoi documenti. Essi rappresentano la conoscenza dell’azienda e la sua memoria. Contratti, offerte, e-mail, documenti di progetto o di analisi, pratiche, devono essere facilmente reperibili al bisogno e mantenuti in assoluta sicurezza.

Clapps Documents è distribuito nelle due modalità: cloud e on premise.

 

vantaggi

le informazioni sono un patrimonio inestimabile, riuscire a reperire i dati giusti al momento giusto e ad elaborarli correttamente e rapidamente aumenta il vantaggio della competitività sul mercato

 

accesso istantaneo ad una moltitudine di dati difficilmente reperibili in cartaceo, con conseguente risparmio economico indotto da minor tempo di archiviazione e successivo reperimento dei documenti, numero minore di risorse dedicate a tali attività, drastica riduzione delle stampe, sostanziale diminuzione della perdita di dati

 

la gestione documentale digitale, a differenza di quella cartacea, annulla le distanze e l’indisponibilità delle informazioni. Qualsiasi documento è fruibile indipendentemente dalla posizione geografica dell’utente 24 ore al giorno per 7 giorni alla settimana

 

tramite una semplice configurazione è possibile attivare la comunicazione tra Clapps Documents e Legal Archive. In base alle esigenze dei clienti si possono definire dei canali di conservazione che permettono il transito dei documenti dal sistema di gestione documentale all’archivio di conservazione digitale a norma

 

ridurre la mole di documenti cartacei per un’azienda significa anche una minore occupazione di spazio, il che si traduce in una riduzione dei costi associati allo stoccaggio della carta

 

la possibilità di definire ed avviare processi di workflow documentali garantisce un efficace coordinamento delle operazioni dei vari team coinvolti nelle lavorazioni e migliora la collaborazione tra i vari dipartimenti o uffici con conseguente incremento di produttività dell’intera organizzazione. Mantenere traccia della storia di un documento e delle precedenti versioni, sapere in ogni momento chi ha prodotto o approvato che cosa, memorizzare e reperire la conoscenza tacita che deriva dalle discussioni e dai commenti degli utenti, non solo permette di avere un’organizzazione strutturata delle informazioni aziendali, ma aiuta a valutare l’efficacia dei processi in essere e a definire per tempo eventuali azioni correttive

 

diminuire la circolazione in azienda di documenti cartacei e ridurre le azioni manuali compiute su di essi, grazie anche all’uso di sofisticati sistemi di autenticazione e monitoraggio, protegge maggiormente dalla fuga di notizie e garantisce maggiore privacy e sicurezza

 
 
 

gestione documentale

Clapps Documents recepisce i meccanismi di archiviazione utilizzati nei sistemi cartacei tradizionali permettendo la gestione di un sistema di classificazione che consente di catalogare i documenti sulla base delle esigenze specifiche di ciascuna organizzazione.

È possibile definire classi documentali gerarchiche alle quali possono essere associati specifici metadati personalizzabili in base alle esigenze di business della propria organizzazione. Oltre alla classificazione il sistema permette di raggruppare i documenti in fascicoli e gestire gli allegati dando la possibilità di aggiungere ulteriori file che hanno un legame logico con il documento master. Un fascicolo può quindi contenere documenti di classi differenti che hanno o meno ulteriori file allegati. In aggiunta il sistema permette la creazione di fascicoli innestati garantendo il massimo grado di libertà agli utenti.

 

Cercare e recuperare documenti è molto semplice: Clapps Documents consente di avviare una ricerca da qualsiasi punto dell’applicazione.

I criteri di ricerca possono includere tutte le informazioni associate ad un documento, dai dati di protocollo, alla categoria documentale di appartenenza, dalla fase di lavorazione, all’utente che ha preso in carico il documento, dai metadati al contenuto del documento stesso. A seguito di una ricerca è possibile accedere a tutti i dettagli di un documento, visualizzarne l’anteprima o scaricarlo sul proprio device, oltrè che eseguire delle azioni sul file prescelto, come ad esempio sospendere l’invio del documento in conservazione nel caso in cui il file faccia parte di una categoria per cui è prevista la gestione del processo di conservazione digitale.

 

Una delle caratteristiche principali di Clapps Documents è l’indicizzazione full-text di tutti i documenti per fornire risultati di ricerca istantanea basati sul contenuto di file e metadati.

Sfruttando il meglio delle tecnologie di indicizzazione esistenti, il sistema indicizza automaticamente il contenuto completo dei documenti presenti nel repository. Vengono elaborate anche le note e i commenti inseriti dagli utenti durante le fasi di lavorazione dei documenti, ciò permette il riuso della conoscenza tacita presente in azienda che altrimenti andrebbe dispersa. Nella maggior parte dei casi una problematica a cui ci si trova di fronte è già stata affrontata e risolta da qualcun altro.

 

Il sistema consente di caricare i documenti attraverso diversi canali di acquisizione (email, pec, data entry, SFTP, HTTPS, VPN) in modalità massiva o a singolo documento ed in molteplici formati, sia strutturati (XML, TXT, CSV) che non strutturati (PDF, JPG, TIFF, etc.).

In caso di documenti strutturati la fase di estrazione dei metadati è automatizzata. Per evitare il proliferare di file duplicati, corrotti o anomali, il sistema procede alla verifica dei documenti ricevuti, controllando, per ciascun oggetto, Formato, Integrità, Presenza duplicato (hash), Validità metadati, Presenza metadati obbligatori e dando, in ogni caso, la possibilità agli utenti di risottomettere documenti scartati o correggere gli errori riscontrati per far rientrare in circolo i documenti anomali. Tutti i documenti che superano la fase di verifica vengono archiviati ed indicizzati.

 
 

protocollo elettronico*

Clapps Documents consente l’identificazione univoca di un documento per tutto il suo ciclo di vita nel sistema di gestione documentale tramite la generazione di una segnatura elettronica univoca customizzabile in base alle specifiche esigenze.

Il sistema gestisce la protocollazione di documenti in ingresso ed in uscita. Nel caso di protocollo in ingresso è possibile protocollare sia documenti cartacei, la cui immagine può essere acquisita tramite scanner, sia documenti elettronici. I documenti in arrivo su supporto cartaceo possono essere protocollati anche senza acquisirne subito l’immagine. In ogni caso, la protocollazione di un documento cartaceo provoca l’emissione di una segnatura di protocollo su etichetta autoadesiva da apporre sul documento. L’utilizzo del codice QR permette di acquisire in un secondo tempo i documenti cartacei non scansionati al momento della protocollazione. I documenti elettronici possono essere protocollati acquisendoli da file system, importandoli da cartelle condivise, come allegati a messaggi email o pec diretti ad indirizzi prestabiliti o reperendoli dall’archivio documentale.

 

Clapps Documents permette la gestione parallela dell’archivio dei documenti in bozza e dell’archivio dei documenti ufficiali. 

L’archivio dei documenti in bozza è un archivio documentale privato ad uso di singole unità organizzative. Un documento in bozza può essere gestito dall’utente che l’ha creato, il quale potrà avviare un flusso di lavoro collaborativo, condividendo il documento con utenti del medesimo dipartimento o ufficio. Al termine delle modifiche il sistema consente di attivare la funzione di protocollazione con conseguente ufficializzazione del file.

L’archivio ufficiale contiene i documenti protocollati. Il sistema non consente la modifica di documenti ufficiali in corrispondenza dei quali si potrà comunque intervenire al fine di modificare classificazione e metadati, aggiungere allegati, avviare un flusso di lavoro collaborativo finalizzato, ad esempio, all’approvazione del documento stesso.

 

Clapps Documents permette la gestione multi azienda e multi area, con possibilità di gestire più livelli di uffici, ruoli ed utenti con caratteristiche di accesso differenti.

Per ogni cliente è possibile configurare la gestione di una o più aziende, per ogni azienda possono essere create e gestite diverse aree organizzative anche gerarchiche, per ogni area possono essere definiti gruppi di utenti con profili di accesso differenti. Le abilitazioni possono scendere a livello di lettura/scrittura su singolo documento contenuto nell’archivio documentale. È possibile definire profili di accesso che consentono la gestione completa di tutti i documenti presenti negli archivi di più aziende o di aree differenti di una o più aziende, così come si possono limitare gli accessi alla sola visualizzazione dei documenti afferenti ad una certa categoria documentale di una singola area di una certa azienda.

 
 

workflow documentale*

Le procedure di check-in e check-out consentono agli utenti di modificare il contenuto di un documento. Tali funzionalità permettono di lavorare e modificare i documenti presenti in archivio in modalità collaborativa con l’assoluta certezza di non perdere o sovrascrivere alcun dato modificato o aggiunto da altri utenti del team.

In ogni momento è possibile visualizzare lo stato dei documenti e sapere se un file è attualmente in fase di elaborazione e quindi bloccato da un particolare operatore che lo sta modificando. Un documento in stato di check-out, è comunque accessibile in sola lettura, disponibile per operazioni come la ricerca e la consultazione. L’operazione di check-in segna la fine della fase di elaborazione di un documento, dopo un check-in il file viene sbloccato e reso disponibile agli altri utenti per le elaborazioni successive.

 

La gestione dei workflow automatizza i processi basati sui documenti, migliorando l’efficienza delle varie unità operative coinvolte nell’esecuzione di un flusso di lavoro.

Clapps Documents integra un motore di workflow tramite il quale è possibile modellare i processi in modo che le opzioni di instradamento e gestione dei documenti possano essere personalizzate per soddisfare le esigenze più svariate. È possibile seguire e monitorare tutto l’iter di lavorazione dei documenti presenti nel sistema tenendo traccia dello stato di lavorazione corrente, individuando la fase di lavorazione successiva o l’esito della lavorazione precedente.

 

Il controllo di versione integrato nel sistema gestisce automaticamente ogni versione di un documento dal momento in cui esso viene acquisito in Clapps Documents.

Ogni volta che un documento viene modificato, il sistema produce e traccia una nuova versione. La versione di un documento è sempre visibile, il sistema propone in tutti i contesti l’ultima versione dei documenti, rendendo comunque accessibili le versioni precedenti. Il controllo di versione consente di monitorare tutte le modifiche apportate ai documenti nel tempo mettendole in relazione con gli utenti che le hanno eseguite. Il sistema genera una nuova versione quando un utente modifica dei metadati o quando viene eseguita un’operazione di check-out/check-in.

 
 
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