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Il contribuente deve procedere al pagamento dell’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti (fatture, libri, registri) in modalità esclusivamente telematica e in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio. Per libri e registri l’imposta di bollo è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse.

 

Entro 30 giorni dalla data di inizio della conservazione digitale è necessario comunicare all’Agenzia delle Entrate il luogo di conservazione elettronica delle scritture contabili, nonché dei registri e degli altri documenti rilevanti ai fini fiscali (luogo di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti).

Annualmente il contribuente deve comunicare che effettua la conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari in modalità digitale nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.

 

Le nuove regole tecniche hanno reso obbligatoria l’adozione del Manuale della Conservazione. Il Manuale della Conservazione è un documento informatico  che dovrà illustrare dettagliatamente i ruoli, le responsabilità, gli obblighi e le eventuali deleghe dei soggetti coinvolti, le tipologie dei documenti conservati, il processo di conservazione e di trattamento dei pacchetti di versamento e archiviazione, le procedure per la produzione di duplicati o copie, le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti, nonché le infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza adottate.

 

Tra gli obblighi previsti dalla normativa c’è quello di nominare un Responsabile della Conservazione. Il Responsabile della Conservazione ha il compito di definire le caratteristiche e i requisiti del sistema, gestire il processo di conservazione garantendo nel tempo la sua conformità alla normativa vigente, generare il rapporto di versamento, generare e sottoscrivere i pacchetti di archiviazione, monitorare il corretto funzionamento del sistema, verificare periodicamente l’integrità dell’archivio e la leggibilità dei documenti (art. 7 DPCM 12 dicembre 2013).

 

La conservazione deve essere effettuata entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4- ter del DL 10 giugno 1994, n. 357 (entro 3 mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni).

 

Il processo di conservazione termina con l’apposizione della firma digitale e di un riferimento temporale opponibile a terzi (marca temporale) sui pacchetti di archiviazione.

 

Si.

La distruzione dei documenti analogici è consentita solo dopo il completamento del processo di conservazione.

 

D.Lgs. n. 82 del 7 marzo 2005 Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) traccia il quadro legislativo entro cui deve attuarsi la digitalizzazione dalla pubblica amministrazione.

DPCM 3 Dicembre 2013 regole tecniche in materia di sistema di conservazione, istituisce il ruolo del responsabile della conservazione definendone compiti e responsabilità e stabilisce i requisiti che il sistema di conservazione deve garantire

DMEF 17 Giugno 2014 rende note le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, introducendo importanti semplificazioni ai processi di dematerializzazione della documentazione fiscale

 
 
 

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